Rendszerépítés folyamata

• A rendszerépítés során elsődleges célunk, hogy a rendszer a cég érdekeit vegye figyelembe. Ehhez először választ kell találni arra a kérdésre, hogy a cég mit szeretne elérni a rendszerrel. Netán a selejt csökkentése a cél? Vagy csak marketing szempontok miatt van rá szükség? Az alapvető célt figyelembe véve építjük ki a minőségirányítási rendszert, szükség esetén beleépítve olyan modern vezetési elméleteket is, amelyek hozzájárulnak ahhoz, hogy a szabvány követelmények mellett a szervezetfejlesztés területén széleskörűen hasznosítható tudással bővítsük a Megbízó cég tudását.
• A rendszerépítés menete konzultáció jellegű, maximum 1-2 órát vesz igénybe. A konzultációk helye a Megrendelő telephelye, de igény szerint a H.Q.M. Kft. irodájában is lehetséges. A konzultációkon 1 fő vesz részt a Megbízó cég részéről, aki havonta 1 óra ráfordítással képes lesz működtetni a rendszert (kivéve: gyártó, fejlesztő cégek). A rendszerépítés így külön ember felvételét nem igényli.
• A rendszer dokumentációt a szakmérnökünk készíti el, melyet a Megbízó cég munkatársai értékelnek és hagynak jóvá.
• A rendszerépítés alatt telefonon és e-mailban is segítünk az esetleges kérdések megválaszolásában.

(a rendszerépítés során általában a következő fázisokat követjük, de ettől igény szerint el lehet térni)

1. Helyzetfelmérés, minőségirányítási alapoktatás

• felmérjük a cég helyzetét, mely során átvilágítjuk az operatív folyamatokat (munkafolyamatok, munkamódszerek, tervezés, gyártás és kereskedelem folyamatai, eszközök, belső szabályzó dokumentációk, reklamációkezelés, vevői igénykielégítés), a munkafolyamatokra vonatkozó jogszabályoknak való megfelelést, illetve a vezetőséggel közösen tisztázzuk a cég rövid- és hosszú távú céljait, pontosítva, hogy mit várnak a rendszer kiépítésétől;
• a minőségirányítási alapoktatás keretein belül ismertetjük a vonatkozó szabvány lényegét, követelményeit, a rendszerkiépítésre vonatkozó ütemtervet és a tanúsítással kapcsolatos információkat.

2. Minőségirányítási kézikönyv és dokumentációs rendszer kidolgozása

• a helyzetfelmérés és a cég képviselőjével folytatott konzultációk alapján elkészítjük a Minőségirányítási kézikönyv első konzultációs változatát, mely a rendszerépítés későbbi szakaszaiban változhat;
• javaslatot teszünk a minőségirányítási vezető szerepére, hatás- és felelősségi körére, helyére a szervezeti felépítésben;
• javaslatot teszünk a folyamatok szabályozására - jelezve a szabványkövetelményeket -, illetve a véleményük szerint a hatékonyságot javító folyamatokra, eljárásokra;
• kijelöljük az egyes részlegek a rendszer működtetésével kapcsolatos feladatait, és irányítjuk munkájukat;
• a tapasztalatok és megbeszélések alapján elkészítjük a szükséges tevékenységekre vonatkozó eljárásokat, munkautasításokat, folyamatleírásokat (dokumentációs rendszer), melyekben javaslatot teszünk azokra a változtatásokra, amelyeket egyrészt a szabvány megkövetel, másrészt amelyeket hasznosnak tartunk a cég hatékony működése érdekében.

3. Minőségirányítási rendszer próbaműködtetése, oktatása

• elkészítjük a folyamatok ellenőrző formanyomtatványait;
• a munkatársakat kiképezzük a rendszer működtetésére, külön hangsúlyt fektetve a rendszer alkalmazottak szemével látható szükségességére (kiküszöbölve a várható szervezeti ellenállást).

4. Minőségirányítási rendszer bevezetése, ellenőrzése

• elvégezzük a belső auditot a minőségügyi vezető támogatásával;
• segítséget nyújtunk a rendszer bevezetésében, a működtetés elindításában;
• végrehajtjuk a belső auditálás során, valamint az alkalmazás során szükségesnek bizonyult korrekciókat;
• támogató tanácsadói jelleggel részt veszünk a tanúsító auditon, majd a tanúsító auditor észrevételei alapján esetlegesen további módosításokat hajtunk végre a rendszeren.